Was ist ein Temperaturprotokoll?
Ein Temperaturprotokoll ist ein Dokument, in dem Informationen zu Temperaturen gespeichert werden. Dafür werden in festgelegten Intervallen über einen bestimmten Zeitraum Temperaturmessungen durchgeführt und im Protokoll festgehalten. Die Temperaturüberwachung kommt in verschiedenen Bereichen zum Einsatz, von der Lebensmittelagerung bis zur Impfstoffkühlung.
Die Überwachung der Temperatur dient vor allem der Qualitätssicherung. Mit einem Temperaturprotokoll dokumentierst du umfassend die Temperaturmessungen in Lagerbereichen sowie Kühl- und Gefrierschränken. Dadurch verhinderst du, dass das die richtige Temperaturniveau nicht eingehalten wird und es zu verdorbenen Gütern. Rechtsstreitigkeiten, Bußgelder o.Ä. kommt.
Top 4 Industrien welche Temperaturüberwachung erfordern
In den folgenden vier Industrien wird hauptsächlich eine strikte Temperaturüberwachung vorgenommen:
- Lebensmittel – Nicht korrekt gelagerte Lebensmittel stellen ein Risiko für die Lebensmittelsicherheit dar. Lebensmittel, die bei der Herstellung bzw. Lieferung nicht innerhalb der vorgegebenen Temperaturbereiche liegen, werden nicht verwendet bzw. zurückgerufen, was zu Verlusten und Geldstrafen führen kann.
- Pharmaindustrie – Die Aufrechterhaltung des Temperaturniveaus mit einem Temperaturprotokoll ist bei der medizinischen Versorgung von essentieller Wichtigkeit. Falsche Temperaturen in medizinischen Lagerbereichen, die Medikamente oder auch Impfstoffe enthalten, können zu einem Abbau der enthaltenen Stoffe führen, was wiederum die Wirkung schwächt bzw. beeinträchtigt und zu lebensbedrohlichen Folgen für Verbraucher*innen führen können.
- Logistik & Transport – Nicht verkaufte verderbliche Waren werden entsorgt, wenn sie nicht unter Berücksichtigung der korrekten Lagertemperatur transportiert werden. Die Lebensmittel- und Pharmaindustrie ist auf eine temperaturgesteuerte Logistik sowie Kühlkette angewiesen, um den sicheren Gebrauch ihrer Produkte zu erhalten.
- Informationstechnik – In Serverräumen und Rechenzentren müssen die sensible und wertvolle Hardware, Software und Daten geschützt werden. Deshalb ist es nicht empfehlenswert, die vom Gerätehersteller angebene Betriebstemperatur auszureizen. Wenn die Temperatur steigt, steigt auch exponentiell die Häufigkeit von Geräteausfällen. Aufgrund dessen ist eine ausreichende Kühlung und Klimatisierung von enormer Wichtigkeit.
Der Aufbau einer Checkliste für die Temperaturüberwachung
Ein typisches Temperaturprotokoll enthält ein leeres Feld in jedem Eintrag, um die Temperatur, die Zeit, zu der die Temperatur gemessen wurde, das Datum und etwaige relevante Beobachtungen aufzuzeichnen. Das Protokoll kann auch ein Notizfeld enthalten, um Besonderheiten oder die Art der Messmethode und -messgeräte festzuhalten.
Außerdem werden in einem Temperaturprotokoll notiert, welche Maßnahmen ergriffen wurden, wenn etwas mit dem Temperaturniveau nicht stimmte. In einigen Dokumenten wird zudem der Zustand der Lagereinheit dokumentiert, um gegebenenfalls rechtzeig Teile austauschen zu können. Um Sicherheit über die Richtigkeit der Daten zu haben, unterschreibt am Ende eines jeden Temperaturprotokolls die Mitarbeiter*in, die die Inspektion durchgeführt hat.
Die Vorteile einer digitalen Temperaturerfassung
Während in einigen Branchen die Temperaturerfassung noch auf Papier durchführen, setzt sich anderswo immer mehr die digitale Temperaturerfassung durch. Die digitale Protokollierung bietet einige entscheidende Vorteile.
Zum einen können digitale Geräte eingerichtet werden, die automatisch protokollieren, wodurch die Fehlerquote verringert und der Protokollierungsprozess rationalisiert wird. Darüber hinaus kann ein digitales Temperaturprotokoll im Gegensatz zu einem Ausdruck einfacher gemeinsam genutzt, transportiert oder übertragen werden.
Die App und Desktop-Software von Lumiform bietet dafür beste Voraussetzungen. Hinzu kommt, dass die gesammelten Daten für die Auswertung kinderleicht in Diagramme und Grafiken umgewandelt werden können. Das leistungsstarke Tool von Lumiform unterstützt die Temperaturüberwachung folgender Maßen:
- Vereinfachte Temperaturerfassung über Temperatursensoren.
- Mit dem flexiblen Formularbaukasten jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in eine digitale Checkliste umwandeln.
- Einfaches Erstellen und Anpassen von digitalen Vorlagen für die Temperaturüberwachung.
- Aufzeichnen oder Fotografieren von Temperaturmesswerten und der unmittelbaren Umgebung aus der App heraus.
- Die Zeitplanungsfunktion von Lumiform sorgt dafür, dass Mitarbeiter*innen daran erinnert werden, wann die nächste Temperaturefassung fällig ist.
- Alle Messergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Stakeholder verschickt werden.
- Umfangreiche Analysen helfen Fehler in der Kühlkette schneller aufzudecken und somit die Temperaturüberwachung kontinuierlich zu verbessern.